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Prezados colaboradores, o Instituto CENTEC firmou parceria com a Google, onde passamos a utilizar a plataforma Gmail Corporativo. Acesse o link abaixo e ative sua conta.
Lembre-se, a segurança de toda a rede depende da responsabilidade de cada um.

 

Como acessar clique aqui.

Para acessar o Webmail do Instituto Centec clique aqui.

 

Diretrizes de Uso do E-mail Coorporativo

A qualidade deve ser a premissa de todos os segmentos que envolvem uma organização e este compromisso ganha agora importante instrumento para orientar um recurso cada vez mais utilizado no Instituto Centec.

A lentidão operacional é geralmente causada pelo uso indevido do correio eletrônico. Quando recebemos spam's (mensagens indesejadas) devemos atentar para não responder a todos os usuários do sistema, o que ocasiona um enorme volume de mensagens com crescimento exponencial no servidor.

Aqui está descrito o modo que utilizaremos para melhorar a qualidade de nossas mensagens eletrônicas. A aplicação é obrigatória em todo o Instituto para e-mails que circulam interna e externamente.

Este guia servirá como referência para o envio de todas as suas mensagens eletrônicas.

...para uso institucional...


Use o endereço eletrônico (@centec.org.br) exclusivamente para as atividades profissionais de recepção e distribuição de informações. Lembre-se que o e-mail fornecido pelo Instituto Centec é uma ferramenta de trabalho e pertencente à Instituição.

...para o campo “Assunto”


Esse item é um resumo do que será tratado na mensagem.
Seja objetivo e diga com clareza o que deseja, assim fica mais fácil a localização das mensagens posteriormente. 
Evite gírias, abreviações ou determinar atitudes como "aguardo retorno urgente".
Exemplo: “Informações sobre o numero de alunos da Fatecs

...para redigir...


Crie um texto com estrutura que facilite a leitura e a compreensão. Ordene as ideias e construa a mensagem com início, meio e fim. 
Use frases curtas, claras, bem redigidas, explicando exatamente o que quer. Mensagens muito longas perdem a agilidade.
Poupe palavras rebuscadas ou frases para impressionar quem lê.
Use a primeira pessoa do plural, visto que a comunicação está em nome da instituição.

Exemplo: evite “Venho por meio deste...”. Vá direto ao assunto que deseja tratar.
Exemplo: “Gostaríamos de saber...” “ Vamos agendar...”

Depois de digitar a última palavra, não envie. Releia todo o conteúdo. A concordância e a ortografia merecem atenção total, caso contrário o texto pode causar má impressão.

...para iniciar uma mensagem...


Cortesia é sempre bom, mas nada de excessos. Evite iniciar com “Querido” ou similares.  Comece com um tratamento formal colocando direto o nome da pessoa.

...para formatar...


O alinhamento à esquerda facilita a leitura. Digite a mensagem observando o uso de maiúsculas e minúsculas.
Não escreva um texto somente com letras maiúsculas, pois o leitor terá a impressão de que você está gritando.
Use a fonte “Arial” tamanho 10. 
Exemplo: “Senhor José Carlos”, “Prezado Antônio”, “Caros colegas

...para concluir uma mensagem...


Evite os clichês e frases demasiadamente formais. 
Nada de beijos e abraços. Encerre com um agradecimento simples.

...para assinar uma mensagem...


É proibido forjar ou falsificar sua identidade ao enviar uma mensagem utilizando e-mail institucional.

 

Exemplo: Utilize apenas “Obrigado” ou “Atenciosamente” ao invés de “Sem mais para o momento


A utilização de assinatura ao final das mensagens, interna e externamente, deve seguir o seguinte formato:







Nome Completo do Colaborador
Função / Cargo

SIGLA - Nome da Diretoria de Área
Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.
Tel.: +55 (xx)  xxxx-xxxx
Cel.: +55 (xx) xxxxx-xxxx
http://www.centec.org.br


As correspondências eletrônicas dever ser respondidas o mais rapidamente possível. 
Caso não possa atender prontamente o que é pedido, mostrese atento e envie uma breve mensagem.
Tenha bastante atenção ao responder um e-mail, pois a resposta pode ser encaminhada à pessoa que enviou a mensagem e a outras que podem estar ocultas. A melhor  maneira de evitar essa situação é clicar em “Responder” e não em “Responder a todos”.

Exemplo: “Com relação ao e-mail enviado solicitando os dados sobre a fiscalização realizada no mês de abril, informamos que enviaremos os números o mais breve possível

...para mensagens automáticas...


Use somente nos casos de viagens ou férias com a informação do período e motivo da ausência. 
Nunca utilize a mensagem automática com frases como: “Email recebido” ou “Responderei o mais rápido possível”.

Exemplos: “De 00/00/00 a 11/11/11 estarei de férias, nesse período, favor encaminhar seu e-mail para Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo. ou ligar para Fulano de Tal no telefone: (xx) xxxx-xxxx

...para redirecionar um e-mail...


Envie sua resposta junto com o histórico. Criar uma nova mensagem para responder um e-mail é desnecessário e pode provocar a perda da comunicação anterior ou deixar o destinatário confuso.

...finalizando...


Lembre-se que o uso do e-mail poderá ser monitorado.  Evite encaminhar e-mails com comentários difamatórios, ofensivos, racistas, obscenos, spam e correntes.
Poupe o uso de termos cotidianos e gírias, palavras inapropriadas capazes de denegrir a imagem da Instituição ou de um colega. 
Evite usar o e-mail para procurar outro emprego.  Não envie currículo pelo e-mail do Instituto Centec, pois você vai passar a imagem de uma pessoa que não respeita seu local de trabalho.
As mensagens sem utilidade devem ser apagadas regularmente, para que a caixa postal não provoque o bloqueio, retorno e a impossibilidade de receber novos e-mails. Sempre guarde arquivos importantes em seu computador.
E, principalmente, não imprima seus e-mails. Aja conscientemente. Faça backups das mensagens em seu computador, assim é possível garantir que você as tenha para futuras consultas.

Nossos serviços e correspondências devem ter qualidade.

 

Nossos e-mails também, afinal é um documento institucional!

 

 

Os usuários que não seguirem as recomendações citadas acima poderão ter suas contas de e-mail do Instituto desativadas. Lembre-se, a segurança de toda a rede depende da responsabilidade de cada um.